ייבוא מנויים מקובץ Excel

לצפייה בסרטון לחץ כאן

מדריך זה יסביר כיצד ניתן לייבוא מנויים מקובץ Excel למערכת.
נבצע פעולה זו, כאשר אנו מעוניינים לצרף כמות גדולה של מנויים ולעדכן פרטים של מנויים קיימים במקום לעדכן באופן ידני אחד-אחד.

1. סידור קובץ ה- Excel לפני הייבוא למערכת
2. ייבוא קובץ מנויים למערכת

לרוב, לאחר ייצוא כתובות הדואר מתקבל קובץ המכיל מידע שחלקו אינו חיוני או בצורה שאינה מסודרת, לכן יש לסדר את קובץ ה- Excel בהתאם לפני ביצוע פעולת הייבוא שלו למערכת.
1. עליכם לסדר את הקובץ כך שתוכן העמודות יהיה תואם לשדות המנויים אותם הגדרתם במערכת.
** חשוב מאוד, אם בקובץ יש נושאים נוספים שלא הגדרתם להם שדה במערכת, חשוב להוסיף שדות אלו למערכת לפני ייבוא הקובץ, אחרת המערכת לא תוסיף את הנתונים המצויים בשדות הללו **

2. מחקו את העמודות שאינן הכרחיות לכם על-ידי בחירה של כל העמודה (לחיצה על אות העמודה), לחיצה ימנית בעכבר ובחירה במחיקת העמודה.
** שימו לב, עמודה אחת חייבת להכיל את כתובות הדואר האלקטרוני או טלפון נייד ואין למחוק אותה**

3. אם ישנן שורות מיותרות מחקו גם אותן.
** שימו לב, אין למחוק את השורה הראשונה בקובץ, זו היא שורת הכותרות, אלא יש להתאימה עם כותרות מתאימות לשמות השדות הנמצאים במערכת **

4. על-מנת לייבא שדה מסוג "בחירה מרובה" או מסוג "כן/לא", עליכם לבדוק שהעמודה מכילה רק את האפשרויות שהגדרתם במערכת במדויק, בכל תא אפשרות אחת הכתובה בצורה זהה אחת לאחת לאפשרויות שהוגדרו במערכת.
5. מומלץ שטבלת הנתונים אותה תרצו לייבא למערכת תימצא בגיליון הראשון של הקובץ (בתחתית הקובץ - גיליון 1).
ככל ויש לכם מספר גיליונות בטבלה ואתם מעוניינים לייבא את כל הגיליונות למערכת, תצטרכו לחזור על פעולת הייבוא למערכת בעבור כל גיליון בנפרד וניתן יהיה להוסיף כל גיליון לקבוצת דיוור נפרדת חדשה או לקבוצת דיוור קיימת.
6. מומלץ שטבלת הנתונים אותה תרצו לייבא תהיה נקייה מעיצובים כלשהם.
** שימו לב, הקבצים אותם ניתן לייבא למערכת הם מהסוגים "xlsx", ".xls." או "csv." בלבד **
7. לאחר שסידרנו את הקובץ נעבור לייבא את הקובץ למערכת.

1. לאחר שסיימתם להכין את קובץ ה- Excel, יש לגשת ללשונית "מנויים", בחרו באפשרות של "הוספת מנויים" ובאפשרות של "ייבוא מקובץ Excel".

2. במסך שמוצג לפניכם בחרו באפשרות של "העלה קובץ".

** ניתן ללחוץ על כפתור ה- i בכדי לקבל הדרכה בשלבים **

3. בחרו את הקובץ ששמרתם במחשב ולאחר העלאתו בחרו באפשרות ל"שלב הבא".
ככל ואינכם רוצים שהמערכת תתאים שדות באופן אוטומטי, ניתן לבטל את אפשרות זו במסך זה.

4. בשלב זה, נבצע "התאמת שדות" במערכת לכותרות מקובץ ה- Excel ובסיום בחרו באפשרות "לשלב הבא".
חובה לבצע בחירת התאמה של השדה "דואר אלקטרוני" שהינו שדה מזהה ייחודי במערכת.
במידה וישנם בקובץ נמענים ללא כתובת דואר אלקטרוני, תוכלו לבחור לייבא אותם למערכת על בסיס טלפון נייד.
הכותרות המופיעות בראש הטבלה אלו הכותרות שהוגדרו בקובץ ה- Excel (השורה הראשונה שהוגדרה בקובץ) - כותרות אלו לא יוצגו במערכת.
במידה וקובץ ה- Excel שלכם מכיל מספר גיליונות עם נתונים, בשלב זה בחרו את הגיליון אותו אתם רוצים לייבא ואם אתם מעוניינים לעלות את הנתונים מכל הגיליונות תצטרכו לחזור ולבצע את פעולת ייבוא המנויים עבור כל גיליון בנפרד.
ככל והשדות בקובץ אינם זהים לשדות במערכת כפי המתואר בתמונה (בקובץ ה- Excel שם השדה מוגדר בשם "אימייל" ושם השדה במערכת מוגדר בשם "דואר אלקטרוני", על-כן יש להתאים את השדות ידנית בעזרת תיבת הבחירה.
** שימו לב, עמודות שלא יוגדרו להן שדות, הנתונים המוזנים בהן לא יועלו למערכת **

במידה ותרצו להוסיף שדות נוספים שטרם יצרתם, עליכם לעבור ל"הגדרות" ובתפריט מצד ימין תחת האפשרות "כלים" בחרו ב"הגדרת שדות" ולהוסיפם. ראו הדרכה בנושא "יצירת שדות מנויים" ובנושא "סוגי שדות המנויים במערכת".
בסיום יצירת השדות, יהיה עליכם לחזור ולעלות את קובץ ה- Excel מחדש ולבצע את הפעולות בסעיפים 1-4 בחזרה.

5. בשלב זה, נבצע "אפשרויות עדכון", בו תוכלו לבחור האם אתם מעוניינים לעדכן את פרטי המנויים הקיימים במערכת לפי המידע המופיע בקובץ ולהוסיף נמענים חדשים או להוסיף מנויים חדשים בלבד מבלי לעדכן את פרטי המנויים הקיימים במערכת.

6. בשלב זה, נבצע "הוספה לקבוצות", בו נבחר לאיזו קבוצת דיוור יתווספו המנויים המיובאים מקובץ ה- Excel ובסיום בחרו באפשרות "לשלב הבא".
מומלץ להוסיף את הנמענים לקבוצת דיוור ספציפית ולא לקבוצת דיוור כללית, על-מנת שנוכל למצוא בקלות את המנויים ולעבוד עם קבוצות הדיוור בנוחות.
** שימו לב, בסיום פעולת הייבוא, המנויים יצטרפו לקבוצת דיוור קבועה במערכת בשם "כלל המנויים במערכת", בנוסף לקבוצה שבחרתם/יצרתם **

7. בשלב זה, נבחר אם "מנויים שנמחקו" בעבר מן המערכת, יישארו ברשימת המנויים שנמחקו או יוחזרו לרשימת המנויים הפעילים.
** שימו לב, מדובר במנויים שנמחקו על-ידי בעל המנוי בלבד ולא במנויים שהסירו את עצמם (אותם ניתן לראות ב"מנויים שהסירו עצמם").
במידה ויש מנויים שהסירו את עצמם ולאחר מכן נמחקו, הם יוחזרו לרשימה של מנויים שהסירו את עצמם ולא יקבלו דיוורים **

8. לסיום תהליך הייבוא, בחרו באפשרות של "הכנס מידע".
9. בשלב זה, עליכם להמתין בין מספר שניות עד מספר דקות לסיום התהליך - בזמן זה נבדקת תקינות הכתובות מהקובץ ומתבצע סינון של כתובות כפולות (למערכת ייכנסו כתובות דואר אלקטרוני תקינות במבנה [email protected]).
10. בסיום תהליך הייבוא, תתקבל הודעה המסכמת את התהליך של הוספת המנויים למערכת (כמה שורות נסרקו בקובץ ה- Excel, כמה מנויים נוספו, כמה מנויים כפולים היו בקובץ, אם הייתה חריגה מכמות המנויים בחשבון תוצג הודעה מתאימה, אם למנויים לא הייתה כתובת דואר אלקטרוני כמה נוספו למערכת על בסיס טלפון נייד וכו').
ניתן לצפות בקובץ המתעד את התהליך של ייבוא המנויים (קובץ זה יכול לסייע רבות בפתרון בעיות בייבוא מנויים מקובץ Excel, ככל ונתקלתם) ולעבור להצגת כל המנויים.

סרטון הדרכה